Polityka transparentności

§ 1 Definicje

  1. Administrator – ROLV Group Sp. z o.o.
  2. Dane osobowe – informacje o osobie fizycznej zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania poprzez jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość, w tym wizerunek, nagranie głosu, dane kontaktowe, dane o lokalizacji, informacje zawarte w korespondencji, informacje gromadzone za pośrednictwem sprzętu rejestrującego lub innej podobnej technologii.
  3. Polityka – niniejsza Polityka Transparentności.
  4. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
  5. Podmiot danych – osoba fizyczna, której dotyczą dane osobowe przetwarzane przez Administratora

§ 2 Przetwarzanie danych przez Administratora

  1. W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą Administrator zbiera i przetwarza Dane osobowe zgodnie z właściwymi przepisami prawa, w tym w szczególności z RODO, i przewidzianymi w nich zasadami przetwarzania danych.
  2. Administrator zapewnia przejrzystość przetwarzania Danych osobowych, w szczególności zawsze informuje o przetwarzaniu danych w momencie ich zbierania, w tym o celu i podstawie prawnej przetwarzania (np. przy zawieraniu umowy sprzedaży towarów). Administrator dba o to, aby dane były zbierane tylko w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanego celu i przetwarzane tylko przez okres, w jakim jest to niezbędne.
  3. Przetwarzając Dane osobowe, Administrator zapewnia ich bezpieczeństwo i poufność oraz dostęp do informacji o przetwarzaniu osobom, których dane dotyczą. Gdyby pomimo stosowanych środków bezpieczeństwa doszło do naruszenia ochrony Danych osobowych (np. "wycieku" danych lub ich utraty), Administrator poinformuje o takim zdarzeniu Podmioty danych w sposób zgodny z przepisami.

§ 3 Kontakt z Administratorem

  1. Kontakt z Administratorem jest możliwy poprzez adres e-mail sklep@mi-home.pl.

§ 4 Bezpieczeństwo danych osobowych

  1. Administrator na bieżąco prowadzi analizę ryzyka w celu zapewnienia, że Dane osobowe przetwarzane są przez niego w sposób bezpieczny – zapewniający przede wszystkim, że dostęp do danych mają jedynie osoby upoważnione i jedynie w zakresie, w jakim jest to niezbędne ze względu na wykonywane przez nie zadania. Administrator dba o to, by wszystkie operacje na Danych osobowych były rejestrowane i dokonywane jedynie przez uprawnionych pracowników i współpracowników.
  2. Administrator podejmuje wszelkie niezbędne działania, by także jego podwykonawcy i inne podmioty współpracujące dawały gwarancję stosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa w każdym przypadku, gdy przetwarzają Dane osobowe na zlecenie Administratora.

§ 5 Cele oraz podstawy prawne przetwarzania

  1. Korespondencja e-mailowa I tradycyjna

  1. W przypadku kierowania do Administratora za pośrednictwem poczty e-mail lub tradycyjnej korespondencji niezwiązanej z usługami świadczonymi na rzecz nadawcy, inną zawartą z nim umową lub w inny sposób niepowiązanej z jakąkolwiek relacją z Administratorem, dane osobowe zawarte w tej korespondencji są przetwarzane wyłącznie w celu komunikacji i rozwiązania sprawy, której dotyczy korespondencja.
  2. Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na prowadzeniu korespondencji kierowanej do niego w związku z jego działalnością gospodarczą.
  3. Administrator przetwarza jedynie Dane osobowe istotne dla sprawy, której dotyczy korespondencja. Całość korespondencji jest przechowywana w sposób zapewniający bezpieczeństwo zawartych w niej Danych osobowych (oraz innych informacji) i ujawniana jedynie osobom upoważnionym.

    Przetwarzanie danych w związku ze sprzedażą towarów, świadczeniem usług lub wykonywaniem innych umów

  4. W razie realizacji zamówienia w punkcie stacjonarnym Administrator przetwarza dane osobowe klientów dla celów związanych z realizacją zamówienia.
  5. Podstawą prawną przetwarzania jest niezbędność do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Dodatkowo Dane osobowe klientów będą przetwarzane w celu realizacji obowiązków ustawowych ciążących na Administratorze, wynikających w szczególności z przepisów podatkowych i przepisów o rachunkowości – podstawą prawną przetwarzania jest obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).

    Rozpatrywanie reklamacji

  6. W przypadku złożenia reklamacji Administrator przetwarza podane dane osobowe w celu obsługi reklamacji.
  7. Podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na spełnieniu obowiązków wynikających z umowy zawartej z klientem poprzez rozpatrzenie reklamacji.

    Zbieranie danych w związku ze zgłaszaniem skarg I wniosków

  8. W przypadku złożenia skargi lub wniosku Administrator przetwarza podane dane osobowe w celu obsługi takiego zgłoszenia.
  9. Podstawą prawną przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); polegający na poprawie jakości świadczonych usług.

    Monitoring wizyjny

  10. Dane osobowe w postaci nagrań z monitoringu są przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia oraz utrzymania porządku na terenie obiektu, oraz ewentualnie w celu obrony przed roszczeniami wysuwanymi wobec Administratora lub ustalenia i dochodzenia roszczeń przez Administratora. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa osób i mienia znajdujących się na terenie zarządzanym przez Administratora oraz ochrony jego praw.
  11. Obszar objęty przez Administratora monitoringiem jest oznakowany za pomocą odpowiednich znaków graficznych.

    Zbieranie danych w związku ze świadczeniem usług lub wykonywaniem innych umów

  12. W razie zbierania danych dla celów związanych z wykonaniem konkretnej umowy, Administrator przekazuje Podmiotowi danych szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania jego danych osobowych w momencie zawierania umowy lub w momencie pozyskania danych osobowych w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne w celu podjęcia przez Administratora działań na żądanie Podmiotu danych, przed zawarciem umowy.

    Przetwarzanie danych osobowych członków personelu kontrahentów lub klientów współpracujących z administratorem

  13. W związku z zawieraniem umów handlowych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej, Administrator pozyskuje od kontrahentów/klientów dane osób zaangażowanych w realizację takich umów (np. osób uprawnionych do kontaktu, składających zamówienia, wykonujących zlecenia itp.). Zakres przekazywanych danych jest w każdym wypadku ograniczony do stopnia niezbędnego dla wykonania umowy i zazwyczaj nie obejmuje innych informacji niż imię i nazwisko oraz służbowe dane kontaktowe.
  14. Takie dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora oraz jego kontrahenta (art. 6 ust. 1 lit.f RODO), polegającego na umożliwieniu prawidłowego i efektywnego wykonywania umowy. Takie dane mogą być ujawniane osobom trzecim zaangażowanym w realizację umowy, a także podmiotom uzyskującym dostęp dodanych w oparciu o przepisy z zakresu jawności informacji publicznej oraz postępowań prowadzonych w oparciu o prawo zamówień publicznych, w zakresie przewidzianym przez te przepisy.
  15. Dane przetwarzane są przez okres niezbędny do realizacji powyższych interesów oraz wykonania obowiązków wynikających z przepisów.

    Zbieranie danych w innych przypadkach

  16. W związku z prowadzoną działalnością Administrator zbiera Dane osobowe także w innych przypadkach – np. poprzez budowanie i wykorzystywanie trwałych wzajemnych kontaktów biznesowych (networking) podczas spotkań biznesowych, na wydarzeniach branżowych czy też poprzez wymianę wizytówek w celach związanych z inicjowaniem i utrzymywaniem kontaktów biznesowych. Podstawą prawną przetwarzania jest w tym wypadku prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit.f RODO), polegający na tworzeniu sieci kontaktów w związku z prowadzoną działalnością.

§ 6 Odbiorcy danych

  1. W związku z realizacją usług Dane osobowe będą ujawniane zewnętrznym podmiotom, w tym w szczególności dostawcom odpowiedzialnym za obsługę systemów informatycznych, podmiotom takim jak banki i operatorzy płatności, podmioty świadczące usługi księgowe, kurierzy (w związku z realizacją zamówienia), oraz podmiotom powiązanym z Administratorem, w tym spółkom z jego grupy kapitałowej.
  2. Administrator zastrzega sobie prawo ujawnienia wybranych informacji dotyczących Użytkownika właściwym organom bądź osobom trzecim, które zgłoszą żądanie udzielenia takich informacji, opierając się na odpowiedniej podstawie prawnej oraz zgodnie z przepisami obowiązującego prawa.

§ 7 Okres przetwarzania Danych osobowych

  1. Okres przetwarzania danych przez Administratora zależy od rodzaju świadczonej usługi i celu przetwarzania. Okres przetwarzania danych może także wynikać z przepisów, gdy stanowią one podstawę przetwarzania. W przypadku przetwarzania danych na podstawie uzasadnionego interesu Administratora (np. ze względów bezpieczeństwa), dane przetwarzane są przez okres umożliwiający realizację tego interesu lub do zgłoszenia skutecznego sprzeciwu względem przetwarzania danych. Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, dane przetwarzane są do jej wycofania. Gdy podstawę przetwarzania stanowi niezbędność do zawarcia i wykonania umowy, dane są przetwarzane do momentu jej rozwiązania.
  2. Okres przetwarzania danych może zostać przedłużony w przypadku, gdy przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami, a po tym okresie – jedynie w przypadku i w zakresie, w jakim będą wymagać tego przepisy prawa.

§ 8 Uprawnienia związane z przetwarzaniem danych osobowych

  1. Prawa podmiotów danych

    1. Podmiotom danych przysługują następujące prawa:
      1. prawo do informacji o przetwarzaniu danych osobowych – na tej podstawie Administrator przekazuje osobie fizycznej zgłaszającej żądanie informację o przetwarzaniu danych, w tym przede wszystkim o celach i podstawach prawnych przetwarzania, zakresie posiadanych danych, podmiotach, którym są ujawniane, i planowanym terminie usunięcia danych;
      2. prawo uzyskania kopii danych – na tej podstawie Administrator przekazuje kopię przetwarzanych danych dotyczących osoby fizycznej zgłaszającej żądanie;
      3. prawo do sprostowania – Administrator zobowiązany jest usuwać ewentualne niezgodności lub błędy przetwarzanych Danych osobowych oraz uzupełniać je, jeśli są niekompletne;
      4. prawo do usunięcia danych – na tej podstawie można żądać usunięcia danych, których przetwarzanie nie jest już niezbędne do realizowania żadnego z celów, dla których zostały zebrane;
      5. prawo do ograniczenia przetwarzania – w razie zgłoszenia takiego żądania Administrator zaprzestaje wykonywania operacji na Danych osobowych – z wyjątkiem operacji, na które wyraziła zgodę osoba, której dane dotyczą – oraz ich przechowywania, zgodnie z przyjętymi zasadami retencji lub dopóki nie ustaną przyczyny ograniczenia przetwarzania danych (np. zostanie wydana decyzja organu nadzorczego zezwalająca na dalsze przetwarzanie danych);
      6. prawo do przenoszenia danych – na tej podstawie – w zakresie, w jakim dane są przetwarzane w sposób zautomatyzowany w związku z zawartą umową lub wyrażoną zgodą – Administrator wydaje dane dostarczone przez osobę, której one dotyczą, w formacie pozwalającym na odczyt danych przez komputer. Możliwe jest także zażądanie przesłania tych danych innemu podmiotowi, jednakże pod warunkiem, że istnieją w tym zakresie techniczne możliwości zarówno po stronie Administratora, jak również wskazanego podmiotu;
      7. prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych – Podmiot danych może w każdym momencie sprzeciwić się przetwarzaniu Danych osobowych w celach marketingowych, bez konieczności uzasadnienia takiego sprzeciwu;
      8. prawo sprzeciwu wobec innych celów przetwarzania danych – Podmiot danych może w każdym momencie sprzeciwić się – z przyczyn związanych z jego szczególną sytuacją – przetwarzaniu Danych osobowych, które odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (np. dla celów analitycznych lub statystycznych albo ze względów związanych z ochroną mienia); sprzeciw w tym zakresie powinien zawierać uzasadnienie;
      9. prawo wycofania zgody – jeśli dane przetwarzane są na podstawie wyrażonej zgody, Podmiot danych ma prawo wycofać ją w dowolnym momencie, co jednak nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
      10. prawo do skargi – w przypadku uznania, że przetwarzanie Danych osobowych narusza przepisy RODO lub inne przepisy dotyczące ochrony Danych osobowych, Podmiot danych może złożyć skargę do organu nadzorującego przetwarzanie Danych osobowych, właściwego ze względu na miejsce zwykłego pobytu Podmiotu danych, jego miejsce pracy lub miejsce popełnienia domniemanego naruszenia. W Polsce organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Zgłaszanie żądań związanych z realizacją praw

  1. Żądanie dotyczące realizacji praw Podmiotów danych można zgłosić:
    1. w formie pisemnej na adres podany na stronie internetowej;
    2. drogą elektroniczną na adres e-mail: sklep@mi-home.pl.
  2. Jeżeli Administrator nie będzie w stanie zidentyfikować osoby fizycznej na podstawie zgłoszonego żądania, zwróci się do wnioskodawcy o dodatkowe informacje. Podanie takich danych nie jest obowiązkowe, jednak brak ich podania będzie skutkować odmową realizacji żądania.
  3. Żądanie może zostać zgłoszone osobiście lub za pośrednictwem pełnomocnika (np. członka rodziny). Ze względu na bezpieczeństwo danych Administrator zachęca do posługiwania się pełnomocnictwem w formie poświadczonej przez notariusza lub upoważnionego radcę prawnego bądź adwokata, co istotnie przyspieszy weryfikację autentyczności żądania.
  4. Odpowiedź na zgłoszenie powinna zostać udzielona w ciągu miesiąca od jego otrzymania. W razie konieczności przedłużenia tego terminu Administrator informuje wnioskodawcę o przyczynach tego działania.
  5. W przypadku, w którym żądanie zostało skierowane do Spółki elektronicznie, odpowiedzi udziela się w tej samej formie, chyba że wnioskodawca zażądał udzielenia odpowiedzi w innej formie. W innych przypadkach odpowiedzi udziela się pisemnie. W przypadku, gdy termin realizacji żądania uniemożliwia udzielenie odpowiedzi drogą pisemną, a zakres danych wnioskodawcy przetwarzanych przez Administratora umożliwia kontakt drogą elektroniczną, odpowiedzi należy udzielić drogą elektroniczną.
  6. Spółka przechowuje informacje dotyczące zgłoszonego żądania oraz osoby, która żądanie zgłosiła, w celu zapewnienia możliwości wykazania zgodności oraz w celu ustalenia, obrony lub dochodzenia ewentualnych roszczeń podmiotów danych. Rejestr żądań przechowywany jest w sposób zapewniający integralność i poufność zawartych w nim danych.

Zmiany Polityki Transparentności

Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana.